Cara Menulis Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris Beserta Contohnya

Banyak orang yang bekerja yang tidak hanya di Indonesia saja, bahkan banyak dari mereka yang memilih bekerja di luar negeri. Ataupun mereka bekerja di dalam negeri tetapi memiliki atasan yang berasal dari luar negeri, yang secara otomatis harus menggunakan bahasa internasional untuk melakukan komunikasi. Begitu pula pada surat resmi yang juga menggunakan bahasa internasional tersebut. Dalam pokok bahasan ini akan diulas mengenai contoh surat resmi dalam bahasa Inggris. Sudah kita ketahui sebelumnya bahwa surat resmi merupakan surat yang ditujukan untuk orang yang lebih terhormat dan memiliki tujuan formal serta berisi secara susunan yang sistematis. Langkah-langkah Menulis Surat Formal dalam Bahasa Inggris 1. Tahu kapan harus menulis surat resmi. Menulis surat resmi hanya diperlukan ketika kita berhubungan dengan seseorang yang hanya Anda tahu dalam kapasitas profesional. Misalnya surat yang ditulis kepada institusi pemerintah atau bisnis, bukan untuk individu yang dikenal. Surat formal harus diketik, kemudian dicetak. Anda dapat menggunakan software tertentu untuk mengedit surat formal ini, seperti Microsoft Word, OpenOffice, atau Text Edit. Jika surat formal ini dipakai untuk kebutuhan yang mendesak atau penerima lebih memilih email, Anda dapat mengirim email sebagai gantinya. Ketika berhubungan dengan atasan Anda saat ini atau rekan kerja, Anda bisa memakai bentuk yang semi formal. Email jenis ini boleh dipakai kondisi tersebut dan Anda tidak perlu alamat di bagian atas halaman. 2. Tulislah alamat dan tanggal hari ini (saat menulis surat) di bagian atas halaman. Tulislah nama dan alamat di bagian atas (kiri) halaman. Jika Anda menulis surat bisnis, gunakanlah nama perusahaan dan alamat atau tulislah, di bagian atas surat, kop surat perusahaan. Sebaiknya jika anda memilih menuliskan nama perusahaan dan alamatnya, tulislah ke dua informasi tersebut pada dua baris sebelum menulis tanggal hari ini. Tuliskan tanggal dengan lengkap. 19 November 2016 (British) atau September 19th , 2016 (Amerika) keduanya lebih baik untuk dipakai dibanding menulisnya dengan Sept. 19, 2014 or 19/9/14. Tidak perlu menuliskan tanggal saat menulis email. 3. Tulislah nama dan alamat penerima. Kecuali Anda sedang menulis email, Lewati dua baris tulislah informasi kontak orang yang Anda tuju. Tulislah tiga hal berikut masing-masing pada baris terpisah di (sebelah kanan) halaman : Nama lengkap dan titel Nama perusahaan atau organisasi (jika ada) Alamat lengkap (gunakan dua baris atau lebih jika diperlukan) 4. Tulislah salam pembuka surat. Loncati satu baris lagi, kemudian sapalah penerima surat dengan salam pembuka surat semisal "Dear" / " Yang terhormat" diikuti dengan nama orang yang anda tuju (jika diketahui). Anda dapat menggunakan nama belakang, atau nama lengkap (pertama dan terakhir), tetapi tidak pernah nama pertama saja. Sertakan titel profesional disingkat jika ada. Jika Anda mengetahui jabatannya saja tetapi tidak mengetahui nama orang yang Anda tuju, Anda dapat menuliskan jabatannya saja, semisal "Dear Health Inspector:"/ "Bapak Inspektur Kesehatan:" atau frase yang sama. Biasanya, nama orang tersebut dapat ditemukan dengan pencarian secara online, jadi cobalah mencari terlebih dahulu. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surat Anda cukup tuliskan "Dear Sir or Madam," / " Yang terhormat Bapak atau Ibu,” atau "To Whom It May concern,"/ "Kepada siapa pun yang berkepentingan,". Perlu Anda ketahui bahwa cara ini terdengar sedikit kaku dan kuno, jadi cobalah untuk menghindarinya bila memungkinkan. Lihat contoh suratnya di sini! 5. Dalam menulis surat formal, kita harus membukanya dengan pernyataan yang jelas tentang apa tujuan kita menulis surat tersebut. Jangan menggunakan singkatan, semisal (tulislah are not bukan aren’t), dan gunakanlah kalimat pertanyaan yang formal (tulislah Would you be interested in...? bukannya Do you want to...?). Koreksilah ejaan dan tata bahasa surat tersebut ketika selesai, atau mintalah seorang teman untuk membantu Anda. Jika Anda menulis untuk keperluan bisnis resmi, ingatlah untuk tetap menulisnya dengan pendek dan langsung / singkat dan jelas. Jika Anda menulis surat tersebut ungtuk saudara yang jauh atau kenalan Anda untuk alasan-alasan sosial, Anda dapat menulisnya dengan sedikit lebih bercakap-cakap. Ini cara terbaik untuk menjaga pembaca tetap membaca sampai ke bawah halaman. 6. Gunakanlah penutup yang mengandung pujian. Sebuah penutup yang mengandung pujian pada surat Anda, dapat memberi kesan dan membuat hubungan yang baik dengan penerima. Buatlah jarak dua kali enter setelah paragraf terakhir dari surat tersebut, kemudian tulislah sebuah penutup yang mengandung pujian. Untuk surat-surat resmi, tulislah "Sincerely yours," "Kindest regards," or "Best wishes." / "Hormat kami," "Salam terbaik," atau "Harapan Terbaik." Tandatanganlah di bawah salam penutup tersebut, sebagai berikut: Untuk surat-surat resmi yang diketik, sisakan sekitar empat enter ke bawah antara salam penutup dan ketiklah nama lengkap Anda. Cetak surat itu, kemudian tandatanganilah ruang kosong tadi dengan tinta biru atau hitam. Dalam email formal, ketik nama lengkap Anda setelah salam penutup. Anda dapat menggunakan titel status (Mr. / Miss. / Mrs.) untuk Anda sendiri ketika Anda menempatkan nama Anda di akhir surat resmi. Misalnya, seorang wanita yang sudah menikah biasanya menulisnya dengan "Mrs. Amanda Straw." 7. Lipatlah Surat (opsional). Jika Anda mengirim surat tersebut melalui pos, lipatlah menjadi tiga. Lipatlah bagian bawah lembar surat ke atas sampai menjadi tiga lipatan yang seimbang. Lipatan surat cara ini memastikan bahwa surat akan masuk ke dalam amplop secara keseluruhan. 8.Tulislah alamat pada amplop (opsional). Tulislah nama lengkap penerima (jika ada) diikuti dengan alamat lengkapnya di sebelah pojok kanan permukaan amplop, seperti: Mr Johni Sirregar 123 DEF St. New York City, NY 1188 9. Tulislah alamat pengirim (alamat jika surat harus dikembalikan) pada amplop (opsional). Jika kantor pos tidak dapat mengirmkan surat Anda ke alamat tujuan karena alasan tertentu, kantor pos akan mengirim surat kembali ke alamat pengirim tanpa biaya tambahan. Tuliskanlah nama dan alamat seperti yang ada dalam surat; satu-satunya perubahan yang mungkin terjadi adalah bahwa Anda mungkin hanya ingin menulis nama belakang Anda, bukan nama lengkap Anda. Tulislah alamat tersebut di bagian pojok kiri bawah amplop. Contoh-Surat-Resmi-Dalam-Bahasa-Inggris Banyak contoh surat resmi berbahasa Inggris yang baik yang terdapat di media internet. Beberapa tips untuk contoh surat resmi dalam bahasa Inggris diantaranya yaitu pertama, mulailah dan akhirilah dengan kalimat yang sopan dan baik pula agar lebih sopan. Untuk kata sapaan, gunakanlah kata mister atau miss, dan jika surat untuk sebuah instansi, anda dapat menggunakan kata sapaan seperti sir ataupun madam. Kedua, ucapkan kata terima kasih pada kalimat penutup agar lebih sopan dan orang yang membaca merasa dihargai. Ketiga, utarakan maksud surat dengan kalimat yang sopan. Keempat, gunakanlah kata-kata yang baku dan jangan menyingkat kata-kata dengan singkatan tidak formal, seperti don't, its, dan sebagainya. Kelima, tulislah identitas anda secara lengkap, serta berilah tanda tangan yang sederhana untuk membuktikan sahnya surat yang anda buat. Tips terakhir, gunakanlah tanda baca yang benar dan huruf kapital dengan benar agar terlihat bagus dan tidak rancu. Baca Juga : Contoh Surat Resmi Dalam surat resmi terdapat format penulisan surat yang berbeda dengan surat pribadi biasa, dan cara penulisan surat formal tersebut harus menggunakan format khusus yang sudah ditentukan. Untuk lebih jelasnya, langsung saja simaklah contoh surat resmi dalam bahasa inggris yang baik dan benar di bawah ini yang dapat membantu anda untuk memahami cara penulisannya. Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris Sample Letter of Invitation Official Meetings Blora , 4 April 2015 No. . : ... / ..... / ... / 2015 It : Meeting Invitation Lamp : - Dear . District Head Blora in place Dear Sirs , Along with this we expect the presence of Mr / Ms on : Day / Date : ..................... Time : ............................... Place : ............................. Event : Youth Regular meetings as well as the inauguration of the new board Kunden Youth Villages Our Tru great father / mother can attend the event above . Thus our invitation letter for this meeting , for your attention and willingness Mr / Ms for the present we say thank you . Sincerely, Chairman of Youth Secretary ( ............................ ) ( ........................... ) Official Invitation Letter Sample Company Number : ... It : Meeting Invitation Attachment : - To: Mr Tony Ruudianto Marketing manager PT New Hope in place of Dear Sirs , In connection with the execution of the event will be the anniversary of the company , we herewith invite all PT Manager New Hope to attend the preparatory meeting to be held on : Day / Date : Thursday, April 5, 2015 Time : 10:00 to 12:00 pm Venue: Room 304 Thus we convey this invitation , given the importance of this event then Mr / Ms please attend on time . For your kind attention , we thank you . Sincerely, Chairman of the Committee ( Dwi Nugroho Putranto ) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Translate Blora, 4 April 2015 No. : …/…../…/2015 Hal: Undangan Pertemuan Lamp: - Kepada Yth. Bapak Camat Blora di Tempat Dengan hormat, Bersama dengan ini kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada: Hari/Tanggal: ………………… Waktu : …………………………. Tempat : ……………………….. Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna serta pelantikan pengurus baru Karang Taruna Desa Kunden. Besar harapa kami Bapak/Ibu bisa hadir dalam acara tersebut diatas. Demikian surat undangan pertemuan ini kami buat, atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu untuk hadir kami ucapkan banyak terima kasih. Hormat kami, Ketua Karang Taruna Sekretaris (……………………….) (………………………) Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan (Translate) Nomor : … Hal : Undangan Rapat Lampiran : - Kepada Yth : Bapak Tony Ruudianto Manajer Marketing PT Harapan Baru Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Harapan Baru untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Kamis, 5 April 2015 Waktu : 10.00 – 12.00 WIB Tempat : Ruang 304 Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua Panitia (Nugroho Dwi Putranto) Demikian "Cara Menulis Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris Beserta Contohnya" artikel ini di ambil dari beberapa sumber blog : http://semuacontohsurat.blogspot.co.id/2016/02/contoh-surat-resmi-dalam-bahasa-inggris.html http://www.englishiana.com/2016/11/Cara-menulis-surat-bahasa-inggris-contohnya.html